Tutorial Permohonan Approval Modul Permintaan Barang ERZAP ERP
Berikut adalah panduan lengkap Tutorial Permohonan Approval Modul Permintaan Barang ERZAP ERP pada Fitur Approval. Tutorial ini mencakup tahapan pengajuan permohonan, proses approval oleh approver, hingga finalisasi persetujuan.
1. Pengajuan Permohonan Approval Modul Permintaan Barang dari Pemohon
Pembuatan Data Permintaan Barang (PR) dapat dilakukan melalui menu Pembelian, pilih menu Permintaan Barang (PR), lalu klik Buat Baru.
Baca juga: Tutorial Membuat Permintaan Barang pada ERZAP
Pada halaman Permintaan Barang, lengkapi kolom-kolom berikut:
- Outlet
- Permintaan Oleh
- Tanggal Diperlukan
- Keterangan (jika perlu)
Kemudian inputkan Barcode - Nama Barang - Kode Ref dari barang yang ingin diminta serta masukkan Jumlah yang diminta.
Klik tombol Simpan untuk menyimpan data Permintaan Barang.
Setelah disimpan, akan muncul Surat Permintaan Barang. Untuk mengajukan approval, klik tombol Ajukan Approval.
Akan muncul halaman pop-up Approval: Permintaan Barang. Tentukan Prioritas pengajuan dan isikan Catatan Pengajuan, lalu klik Kirim Pengajuan.
2. Proses Approval Modul Permintaan Barang
Setiap kali Pemohon melakukan pengajuan Permintaan Barang, Approver akan menerima Email Permohonan Persetujuan / Approval Permintaan Barang.
Catatan: Jika Prioritas Pengajuan diatur "Tinggi" oleh Pemohon, maka judul email akan menjadi URGENT.
Email tersebut berisi informasi untuk meninjau Approval Permintaan Barang dari pemohon, beserta rincian dan Kode Permintaan Barang. Anda dapat menekan tombol Lihat Transaksi atau Proses Approval untuk memproses approval.
Catatan: Anda juga dapat memproses Approval melalui menu Administrator → pilih Approval → klik Proses Approval.
Ada 2 metode untuk memproses Approval Modul Permintaan Barang:
2.1 Dari Surat Permintaan Barang
Klik tombol Lihat Transaksi pada Email Permohonan Persetujuan, maka Anda akan diarahkan ke halaman Surat Permintaan Barang. Kemudian klik tombol Proses Approval.
Akan muncul pop-up Approval: Permintaan Barang. Pada halaman ini, Anda dapat mengubah status permohonan dengan memilih salah satu opsi:
- Setujui — untuk menyetujui permohonan
- Tolak — untuk menolak permohonan
- Revisi — untuk meminta revisi permohonan
2.2 Melalui Menu Proses Approval
Klik tombol Proses Approval pada Email Permohonan Persetujuan, maka Anda akan diarahkan ke halaman Daftar Permohonan Approval.
Anda dapat mengubah status permohonan dengan memilih salah satu opsi yang tersedia:
- Setujui — untuk menyetujui permohonan
- Tolak — untuk menolak permohonan
- Revisi — untuk meminta revisi permohonan
3. Finalisasi Persetujuan Approval dari Approver
Approver akan menyelesaikan proses approval dengan memilih salah satu aksi: Setuju, Tolak, atau Revisi.
3.1 Status: Telah Disetujui
Klik tombol Setuju pada halaman Proses Approval.
Akan muncul pop-up Finalisasi Persetujuan. Anda dapat memberikan catatan jika diperlukan, kemudian klik Proses.
Pemohon akan menerima Email notifikasi bahwa Permohonan Persetujuan Approval telah Disetujui, lengkap dengan informasi catatan dari Approver. Pemohon dapat mengklik Lihat Transaksi atau Download PDF untuk melihat Surat Permintaan Barang.
Pada Surat Permintaan Barang, status permohonan akan berubah menjadi Permohonan Disetujui.
Catatan: Klik tombol "Permohonan Disetujui" untuk melihat nama Approver dan informasi lainnya.
3.2 Status: Tidak Disetujui
Klik tombol Tolak pada halaman Proses Approval.
Akan muncul pop-up Finalisasi Persetujuan. Anda wajib memberikan catatan alasan penolakan, kemudian klik Proses.
Pemohon akan menerima Email notifikasi bahwa Permohonan Persetujuan Approval Tidak Disetujui, lengkap dengan catatan alasan penolakan dari Approver. Pemohon dapat mengklik Lihat Transaksi atau Download PDF untuk melihat Surat Permintaan Barang.
Pada Surat Permintaan Barang, status permohonan akan berubah menjadi Ditolak, dan sistem akan menampilkan notifikasi bahwa Permintaan Barang TIDAK VALID karena ditolak oleh Approver.
Catatan: Klik tombol "Tinjau Penolakan" untuk melihat nama Approver dan detail catatan penolakan.
3.3 Status: Revisi
Klik tombol Revisi pada halaman Proses Approval.
Akan muncul pop-up Finalisasi Persetujuan. Anda wajib memberikan catatan atau petunjuk revisi, kemudian klik Proses.
Pemohon akan menerima Email notifikasi bahwa Permohonan Persetujuan Approval memerlukan Revisi, lengkap dengan catatan atau petunjuk revisi dari Approver. Pemohon dapat mengklik Edit Transaksi untuk mengubah data atau Download PDF untuk melihat Surat Permintaan Barang.
Klik Edit Transaksi untuk masuk ke halaman Perubahan Data Permintaan Barang. Pemohon wajib mengklik tombol Konfirmasi Revisi untuk dapat mengubah data permintaan barang.
Akan muncul pop-up Approval: Permintaan Barang yang menampilkan informasi bahwa permohonan telah ditinjau oleh Approver dan memerlukan revisi dengan catatan yang diberikan. Pemohon kemudian klik Konfirmasi.
Pemohon dapat melakukan revisi sesuai dengan catatan dari Approver. Status Permohonan akan berubah menjadi Sedang Direvisi.
Setelah melakukan perubahan, klik tombol Simpan untuk menyimpan data Permintaan Barang yang sudah direvisi.
Setelah disimpan, akan muncul kembali Surat Permintaan Barang yang sudah direvisi. Pemohon dapat mengajukan approval kembali dengan mengklik tombol Ajukan Approval.
Permohonan Approval Modul Lainnya
Untuk mempelajari proses approval pada modul-modul lainnya, Anda dapat merujuk pada tutorial berikut:
- Permohonan Approval Modul Pemesanan Barang
- Permohonan Approval Hutang Pembelian & Servis
- Permohonan Approval Hutang Lain
- Permohonan Approval Beban
- Permohonan Approval Kas Keluar
- Permohonan Approval Penarikan Prive
FAQ - Pertanyaan Umum
Apa yang harus dilakukan jika permohonan approval ditolak?
Jika permohonan ditolak, Pemohon akan menerima email notifikasi dengan catatan alasan penolakan dari Approver. Untuk mengajukan kembali, Pemohon dapat membuat Permintaan Barang baru sesuai dengan feedback yang diberikan.
Bagaimana cara mengubah prioritas pengajuan approval?
Prioritas pengajuan approval dapat ditentukan saat pertama kali mengajukan approval. Prioritas "Tinggi" akan membuat email notifikasi ke Approver menjadi "URGENT", sehingga akan mendapat perhatian lebih cepat.
Tingkatkan Produktivitas Karyawan untuk Kelangsungan Bisnis Anda
Laporan Absensi Karyawan Harian ERP: Panduan Lengkap untuk HRD
Manajemen Data Pelanggan ERP: Database Terpusat untuk Bisnis Multi-Outlet
Membuat Data Pegawai pada Erzap
