Tutorial Permohonan Approval Modul Beban ERZAP ERP

Berikut adalah tutorial lengkap untuk melakukan permohonan approval modul beban pada sistem ERZAP ERP melalui fitur Approval.

1. Pengajuan Permohonan Approval Modul Beban dari Pemohon

Pembuatan Beban dapat melalui menu Akunting, pilih menu Beban, lalu klik Buat Baru.

Berikut adalah halaman Beban. Lengkapi kolom berikut:

• Outlet
• Kas/Bank
• Akun Beban
• Jumlah Beban

Baca juga: Menginputkan Beban Usaha Pada ERZAP

Kemudian klik Simpan untuk menyimpan data Beban.

Lalu muncul halaman Perubahan Data Jurnal Beban. Untuk mengajukan approval, klik tombol Ajukan Approval.

Akan muncul pop-up halaman Approval: Pencatatan Beban. Tentukan:

• Prioritas pengajuan
• Catatan Pengajuan

Kemudian klik Kirim Pengajuan.

2. Proses Approval Modul Beban

Setiap kali pemohon melakukan pengajuan dari modul Beban, approver akan menerima email Permohonan Persetujuan / Approval Pencatatan Beban.

Email tersebut berisikan informasi untuk meninjau approval pencatatan beban dari pemohon, meliputi:

• Outlet
• Keterangan
• Kas/Bank yang digunakan
• Total Beban

Anda dapat menekan tombol Lihat Transaksi atau Proses Approval untuk memproses approval pencatatan beban.

Ada 3 metode untuk memproses approval modul Beban:

2.1 Melalui Nota Transaksi Beban

Anda dapat klik tombol Lihat Transaksi pada email permohonan persetujuan/approval pencatatan beban dan akan diarahkan ke halaman Nota Transaksi Beban.

Klik tombol Proses Approval.

Lalu akan muncul pop-up Approval: Pencatatan Beban. Pada pop-up ini Anda dapat mengubah status permohonan dengan mengklik salah satu tombol berikut:

• Setujui — Status menjadi Telah Disetujui
• Tolak — Status menjadi Ditolak
• Revisi — Status menjadi Revisi

2.2 Melalui Perubahan Data Jurnal Beban

Akses perubahan data jurnal beban melalui menu Akunting, pilih menu Beban, lalu klik Manajemen Data.

Berikut adalah halaman Daftar Data Beban. Klik Edit pada data beban yang memiliki status "Approval Dalam Pengajuan".

Berikut adalah halaman Perubahan Data Jurnal Beban. Klik tombol Proses Approval.

Lalu akan muncul pop-up Approval: Pencatatan Beban. Pada pop-up ini Anda dapat mengubah status permohonan dengan mengklik salah satu tombol berikut:

• Setujui — Status menjadi Telah Disetujui
• Tolak — Status menjadi Ditolak
• Revisi — Status menjadi Revisi

2.3 Melalui Menu Proses Approval

Anda dapat klik tombol Proses Approval pada email permohonan persetujuan/approval pencatatan beban dan akan diarahkan ke halaman Daftar Permohonan Approval.

Anda dapat mengubah status permohonan dengan mengklik salah satu tombol berikut:

• Setujui — Status menjadi Telah Disetujui
• Tolak — Status menjadi Ditolak
• Revisi — Status menjadi Revisi

3. Finalisasi Persetujuan Approval dari Approver

Approver akan menyelesaikan proses dengan mengklik salah satu tombol Setuju, Tolak, atau Revisi sesuai dengan keputusan yang diambil.

3.1 Status Telah Disetujui

Klik tombol Setuju pada proses approval.

Akan muncul pop-up Finalisasi Persetujuan. Anda dapat memberikan catatan jika diperlukan, kemudian klik Proses.

Pemohon akan menerima email bahwa Permohonan Persetujuan Approval telah Disetujui beserta informasi catatan dari approver.

Pemohon dapat melakukan proses pembayaran beban pada halaman Daftar Data Beban. Status approval dari data beban tersebut menjadi Disetujui.

Klik Proses pada data beban.

Berikut adalah halaman Perubahan Data Jurnal Beban. Klik Proses Pembayaran.

Lalu muncul pop-up Approval: Pencatatan Beban. Pilih Tanggal Jurnal dan klik Proses Pembayaran untuk menyelesaikan transaksi.

3.2 Status Tidak Disetujui

Klik tombol Tolak pada proses approval.

Akan muncul pop-up Finalisasi Persetujuan. Anda wajib memberikan catatan, kemudian klik Proses.

Pemohon akan menerima email bahwa Permohonan Persetujuan Approval Tidak Disetujui beserta informasi catatan dari approver.

Pemohon dapat mengonfirmasi penolakan pada halaman Daftar Data Beban. Status approval dari data beban tersebut menjadi Ditolak.

Klik Edit pada data beban.

Berikut adalah halaman Perubahan Data Jurnal Beban. Klik Konfirmasi Penolakan.

Lalu muncul pop-up Approval: Pencatatan Beban yang menampilkan nama approver dan catatan penolakan.

Klik Konfirmasi untuk mengonfirmasi penolakan.

3.3 Status Revisi

Klik tombol Revisi pada proses approval.

Akan muncul pop-up Finalisasi Persetujuan. Anda wajib memberikan catatan revisi, kemudian klik Proses.

Pemohon akan menerima email bahwa Permohonan Persetujuan Approval Revisi beserta informasi catatan dari approver.

Pemohon dapat mengonfirmasi revisi pada halaman Daftar Data Beban. Status approval dari data beban tersebut menjadi Revisi.

Klik Edit pada data beban.

Berikut adalah halaman Perubahan Data Jurnal Beban. Klik Konfirmasi Revisi.

Lalu muncul pop-up Approval: Pencatatan Beban yang menampilkan nama approver dan catatan revisi.

Klik Konfirmasi untuk mengonfirmasi revisi dan melakukan perubahan data.

Pemohon dapat merevisi data sesuai dengan catatan dari approver.

Kemudian klik Simpan untuk menyimpan perubahan data beban.

Untuk mengajukan approval data beban kembali, klik tombol Ajukan Approval.