Setiap belanja usaha disetujui dulu, dan hutangnya jelas kapan jatuh tempo
Dari permintaan barang, pemesanan ke supplier, penerimaan di gudang, sampai faktur dan pembayaran hutang, semuanya tercatat di satu alur. Anda yang menentukan siapa yang boleh menyetujui, dan Erzap yang mengingatkan tagihan mana yang sudah lewat waktu.
Rantai lengkap PR, PO, Penerimaan, dan Approval tersedia di Paket Enterprise.
Kebocoran paling mahal sering terjadi di bagian pembelian
Staf membeli barang yang ternyata masih ada di gudang, dan Anda baru tahu saat tagihan supplier datang.
Barang datang setengah, tetapi faktur ditagih penuh, dan tidak ada yang mencocokkannya dengan pesanan awal.
Tagihan jatuh tempo terlewat, denda berjalan, dan hubungan dengan supplier ikut renggang.
Dua alur pembelian, pilih yang sesuai gudang Anda
Alur Pembelian diatur di General Setting. Selama masih ada PO yang Diproses Sebagian, alur tidak dapat diganti, sehingga pesanan yang sedang berjalan tidak tercecer.
Faktur dibuat langsung dari PO, dan stok bertambah saat faktur disimpan.
Gudang mencatat barang yang benar-benar datang, termasuk penerimaan sebagian, lalu faktur dibuat dari penerimaan tersebut.
Tidak ada lagi pembelian tanpa izin
Aktifkan Fitur Approval, lalu tentukan user penyetuju untuk setiap modul. Penyetuju hanya melihat transaksi dari outlet yang boleh diaksesnya, dan dapat memberi keputusan satu per satu atau sekaligus.
- Permintaan Barang dan Pemesanan Barang (PO)
- Pembayaran hutang, satu faktur maupun banyak faktur
- Hutang lain dan hutang beban
- Retur pembelian
Diajukan oleh Dewi (Purchasing) untuk Gudang Pusat, dengan lampiran penawaran supplier.
Hutang yang terlihat umurnya, dibayar tepat waktu
Contoh pengelompokan umur hutang di laporan Rekap Hutang.
- Bayar satu faktur atau banyak faktur sekaligus untuk satu outlet, lengkap dengan tanggal BG atau cek dan bukti bayar.
- Kurangi hutang lewat Potongan Hutang, atau perbaiki selisih lewat Penyesuaian Hutang.
- Pembayaran hutang langsung tercatat di jurnal dan mengurangi saldo kas atau bank yang dipakai.
Lebih sedikit ketik ulang, lebih sedikit salah beli
Permintaan Barang (PR)
Staf atau cabang mengajukan kebutuhan barang, lalu purchasing memprosesnya menjadi PO.
PO dalam mata uang asing
PO dapat dibuat dalam mata uang asing dan dikonversi ke rupiah saat menjadi Faktur Pembelian.
Isi tabel dari gambar atau PDF
Unggah foto atau PDF nota supplier, lalu AI mengisi daftar barang di Faktur Pembelian dan PO untuk Anda periksa.
Rekomendasi Pemesanan (PO)
AI menghitung jumlah pesanan dari prediksi penjualan 30 hari dan lead time, lalu membuat PO dari baris yang Anda centang.
Retur Pembelian
Retur dengan atau tanpa faktur, dengan nilai yang dibagi antara tunai dan potong hutang.
Konsinyasi Pembelian
Barang titipan supplier masuk sebagai stok tanpa hutang, dan baru menjadi hutang setelah barangnya terjual.
Laporan pembelian mencakup Rekap Pemesanan Barang, Rekap Pembelian, Rekap Retur Pembelian, Rekap Hutang, Rekap Konsinyasi Pembelian, dan statistik per supplier atau per produk.
Ketersediaan di paket Erzap
- Paket Enterprise: seluruh fitur di halaman ini, termasuk Permintaan Barang, PO, Penerimaan Barang, Approval, dan Konsinyasi Pembelian.
- Paket Pro: Faktur Pembelian, Retur Pembelian, dan pembayaran hutang.
- Paket Starter: Faktur Pembelian dan Retur Pembelian. Paket Micro dan Basic: Faktur Pembelian.
- Paket cloud Micro, Basic, Akunting, dan Starter memakai alur Pemesanan Barang (PO) → Faktur Pembelian.
- Permintaan Barang, Hutang Beban, pengaturan Approval, dan aktivasi Rekomendasi Pemesanan (PO) hanya tersedia di Paket Enterprise yang dipasang di server Anda sendiri.
Bagian dari satu sistem ERP
Barang yang dibeli langsung menambah persediaan, faktur pajak masukannya dicatat di modul pajak, dan hutangnya masuk ke laporan keuangan.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah approval bisa bertingkat, misalnya kepala gudang lalu pemilik?
Saat ini belum. Setiap modul memiliki daftar user penyetuju, dan keputusan satu penyetuju langsung berlaku untuk transaksi tersebut.
Bagaimana jika barang datang tidak lengkap?
Pada alur yang memakai Penerimaan Barang, catat jumlah yang benar-benar datang. Status PO berubah menjadi Diproses Sebagian sampai sisanya diterima.
Apakah AI langsung menyimpan faktur dari foto nota?
Tidak. AI hanya mengisi tabel barang, lalu tim Anda memeriksa dan menyimpannya sendiri.
Bisakah membayar banyak faktur supplier sekaligus?
Bisa, selama faktur-faktur tersebut berada di satu outlet yang sama.
Setiap rupiah yang keluar untuk belanja, Anda yang memutuskan
Pasang aturan approval sekali, lalu biarkan Erzap menjaga setiap pembelian dan mengingatkan tagihan yang jatuh tempo.
Erzap sudah melayani UKM Indonesia selama 14+ tahun sejak 2012, dengan lebih dari 5.000 pengguna aktif.
